1. Amaç

Taşınır Kayıt ve Yönetim Şube Müdürlüğünün amacı; kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın Rektörlüğe ait tüm taşınır malların kayıt altına alınması, muhafazası, kullanımı, izlenmesi ve yönetim hesabının verilmesine ilişkin işlemleri mevzuata uygun şekilde yürütmektir.

2. Görev ve Sorumluluklar

A) Taşınır Giriş İşlemleri

1. İhale, doğrudan temin, hibe vb. yollarla edinilen taşınırların giriş kayıtlarını yapmak.

2. Muayene ve kabulü yapılan taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak.

3. Muayene ve kabul işlemi tamamlanmamış taşınırları kontrol ederek teslim almak ve kesin kabul yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

4. Hibe yoluyla verilen malzemeleri kayıt altına almak.

5. Rektörlük ve bağlı birimlere alınan malzemelerin giriş işlemlerini yapmak.

B) Taşınır Çıkış ve Dağıtım İşlemleri

1. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.

2. Birimlerce iade edilen demirbaşları teslim almak.

3. Bozuk veya tamiri mümkün olmayan taşınırların kayıtlardan düşülmesini sağlamak; hurdaya ayrılan malzemelerin imha veya teslim işlemlerini tutanakla gerçekleştirmek.

4. Üniversite birimlerine dağıtımı yapılacak temizlik ve tüketim malzemelerini teslim etmek.

5. Rektörlük ve birimlerin taşınır düzenleme işlemlerini yürütmek.

C) Kayıt ve Belgelendirme İşlemleri

1. Taşınırların giriş ve çıkış kayıtlarını tutmak.

2. Taşınır işlem fişlerini düzenlemek ve ilgili kişilere imzalatmak.

3. Taşınır yönetim hesap cetvellerini hazırlamak ve konsolide görevlisine göndermek.

4. Yıl sonu sayım cetvellerini hazırlayarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirmek.

5. Depo defteri ve stok kayıtlarını düzenli tutmak.

6. Taşınır Otomasyon Programını kullanarak işlemleri yürütmek.

D) Sayım, Kontrol ve Stok Yönetimi

1. Günlük depo kontrolünü yapmak.

2. Yıl sonu sayım işlemlerini gerçekleştirmek.

3. Depo sayımı ve stok kontrolünü yapmak; asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

4. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırların bulundukları yerde sayım ve kontrollerini yapmak veya yaptırmak.

5. Tüketim malzemelerinin sayımını yapmak ve depo kayıtlarıyla karşılaştırmak.

E) Muhafaza ve Güvenlik

1. Taşınırların yangın, ıslanma, bozulma, çalınma ve benzeri risklere karşı korunmasını sağlamak.

2. Depoların temiz, düzenli ve güvenli olmasını temin etmek.

3. Sorumluluğundaki depoları devir-teslim yapmadan görevinden ayrılmamak.

4. Depoda meydana gelen kayıp, azalma veya olağanüstü durumları harcama yetkilisine bildirmek.

F) Planlama ve Destek

1. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasına katkı sağlamak.

2. Başkanlık iş takviminde yer alan taşınır işlemlerini süresinde yerine getirmek.

3. Üst yönetici/yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

3. Yetkiler

• Taşınır Otomasyon Programını kullanma yetkisi

• Taşınır giriş-çıkış işlemlerini gerçekleştirme yetkisi

• Depo kontrol ve sayım işlemlerini yapma yetkisi

4. Sorumluluk

Taşınır kayıt yetkilileri ve depo sorumluları;

• Kayıtların doğruluğundan,

• Taşınırların muhafazasından,

• Kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik sonucu meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan,

• Taşınır yönetim hesabının doğru ve zamanında hazırlanmasından

Şube Müdürü aracılığıyla Daire Başkanına ve harcama yetkilisine karşı sorumludur.